百年老字號(hào)的全域檔案智能升級(jí)：秋林里道斯攜手會(huì)博通構(gòu)建食品行業(yè)管理新標(biāo)桿

【場(chǎng)景洞察】紅腸配方保衛(wèi)戰(zhàn)背后的管理覺(jué)醒

在秋林里道斯總部的品控實(shí)驗(yàn)室內(nèi)，第三代傳承人李師傅正在核對(duì)最新調(diào)整的配方比例。與此同時(shí)，三公里外的檔案中心，智能系統(tǒng)正將這份標(biāo)注著"絕密"的文檔自動(dòng)分類(lèi)歸檔——這個(gè)看似平常的工作場(chǎng)景，實(shí)則是這家百年企業(yè)持續(xù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的縮影。通過(guò)與會(huì)博通的深度合作，秋林里道斯成功實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)臺(tái)賬到智能檔案管理的跨越式升級(jí)。

第一章 合規(guī)管理：食品企業(yè)的生命線守護(hù)

1.1 安全追溯體系的數(shù)字化重構(gòu)

行業(yè)監(jiān)管剛需：根據(jù)企業(yè)提供的審計(jì)報(bào)告，需長(zhǎng)期保存原料溯源、生產(chǎn)工藝等12類(lèi)核心檔案

系統(tǒng)解決方案：

? 構(gòu)建檔案的"三鎖防護(hù)"機(jī)制：動(dòng)態(tài)水印+權(quán)限隔離+操作留痕

? 設(shè)置若干智能預(yù)警點(diǎn)，自動(dòng)提醒證照續(xù)期、合同履約等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

? 預(yù)留知識(shí)支持接口，為OA、ERP系統(tǒng)提供知識(shí)支持服務(wù)

1.2 多組織管控的破局之道

管理痛點(diǎn)：

? 跨區(qū)域子公司檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一（據(jù)內(nèi)部調(diào)研，曾因驗(yàn)收單缺失延誤項(xiàng)目審計(jì)）

? 法務(wù)部門(mén)調(diào)取歷史合同平均耗時(shí)2小時(shí)

實(shí)施成效：

? 建立集團(tuán)統(tǒng)一的四級(jí)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)（覆蓋9家子公司、3個(gè)分支機(jī)構(gòu)）

? 電子簽章系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)歸檔章數(shù)字化，在加密檔案的同時(shí)，固化檔案內(nèi)容，防止篡改。

? 權(quán)限矩陣細(xì)化到文件級(jí)，保障核心文檔安全

第二章 效能躍升：看得見(jiàn)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型收益

2.1 管理層的決策視角

文檔檢索時(shí)間從45分鐘縮短至3秒，支撐快速?zèng)Q策響應(yīng)

逐步無(wú)紙化，年節(jié)約紙張耗材費(fèi)用超80%，庫(kù)房騰退轉(zhuǎn)產(chǎn)線擴(kuò)建

合同實(shí)時(shí)歸檔，合同丟失、管理混亂的現(xiàn)象得以改善，規(guī)避履約風(fēng)險(xiǎn)，降低潛在損失

2.2 IT部門(mén)的實(shí)施體驗(yàn)

采用"會(huì)博通檔案管理軟件+掃描機(jī)器人龜仔"輕量部署，快速完成系統(tǒng)上線

通過(guò)SDK，可與現(xiàn)有OA、ERP等系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)審批流自動(dòng)觸發(fā)歸檔

龜仔即插即用，安裝方便，維護(hù)簡(jiǎn)單，技術(shù)支持響應(yīng)及時(shí)。歸檔節(jié)點(diǎn)提前，全員參與數(shù)字化。

2.3 檔案管理者的工作變革

智能分類(lèi)歸檔引擎使文檔整理效率至少提升3倍

高拍儀+OCR技術(shù)讓老檔案可搜索、可分析

版本控制可杜絕配方文檔的誤覆蓋風(fēng)險(xiǎn)

2.4 普通員工的使用感知

新員工培訓(xùn)周期從3天壓縮至2小時(shí)

可創(chuàng)建各種專(zhuān)業(yè)知識(shí)庫(kù)，如設(shè)備維修知識(shí)庫(kù)使故障解決率明顯提升

員工查檔速度明顯加快

 第三章 技術(shù)溫度：當(dāng)百年匠心遇見(jiàn)數(shù)字智慧

3.1 傳統(tǒng)工藝的數(shù)字化傳承

秋林里道斯一貫注重知識(shí)傳承與數(shù)字化管理，在灌腸車(chē)間，王師傅的手寫(xiě)工藝筆記正通過(guò)智能掃描儀轉(zhuǎn)化為數(shù)字資產(chǎn)。"現(xiàn)在年輕人掃碼就能看到三十年前的工藝改良記錄"，老師傅感慨道。檔案管理系統(tǒng)的引入，為企業(yè)歷史智慧的傳承提供了技術(shù)保障。

3.2 看得懂的技術(shù)賦能

給每份文檔辦"電子身份證"：符合國(guó)家規(guī)范的元數(shù)據(jù)標(biāo)注，以及條碼、電子標(biāo)簽等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的引入，使文檔的管理與利用更為簡(jiǎn)潔與方便

會(huì)"思考"的檔案管家：可根據(jù)關(guān)鍵詞智能推薦關(guān)聯(lián)文檔

AI賦能OCR技術(shù)，紙質(zhì)文件可掃描自動(dòng)生成雙層PDF文件，供全文搜索

3.3 可感知的效率革命

"以前找合同要翻半天鐵皮柜，現(xiàn)在就像點(diǎn)外賣(mài)一樣方便"，法務(wù)專(zhuān)員這樣描述變化。系統(tǒng)上線后最顯著的改變是：當(dāng)?shù)聡?guó)設(shè)備商緊急索要5年前的圖紙時(shí)，工程師在會(huì)議室就完成了在線調(diào)閱。

第四章 實(shí)施解碼：老字號(hào)升級(jí)的漸進(jìn)式路徑

4.1 精準(zhǔn)匹配的部署策略

輕量啟動(dòng)：首期聚焦已有數(shù)字化文檔的集中統(tǒng)一管理，消除信息孤島，并逐步進(jìn)行歷史檔案的數(shù)字化

彈性擴(kuò)展：服務(wù)器支持從部門(mén)級(jí)到集團(tuán)級(jí)的平滑升級(jí)

價(jià)值驗(yàn)證：檔案數(shù)字化使檔案的利用效率成數(shù)量級(jí)提升

4.2 深入業(yè)務(wù)的耦合設(shè)計(jì)

OA審批流與檔案歸檔自動(dòng)銜接

生產(chǎn)過(guò)程紙質(zhì)文檔可實(shí)現(xiàn)非接觸移交

二維碼、電子標(biāo)簽直接關(guān)聯(lián)文檔

4.3 持續(xù)進(jìn)化的組織能力

培養(yǎng)既懂工藝又通系統(tǒng)的"雙棲人才"

設(shè)立數(shù)字化轉(zhuǎn)型專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)基金

檔案團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)型數(shù)據(jù)服務(wù)中心

【未來(lái)展望】在數(shù)字窖池中陳釀百年匠心

站在秋林里道斯的檔案中心，1910年的采購(gòu)單與直播電商數(shù)據(jù)在屏幕上交相輝映。這種跨越時(shí)空的對(duì)話，印證著一個(gè)真理：老字號(hào)的傳承不僅是堅(jiān)守傳統(tǒng)，更要善于用新技術(shù)封存時(shí)間饋贈(zèng)。當(dāng)會(huì)博通系統(tǒng)默默守護(hù)著每一份企業(yè)文檔，當(dāng)智能掃描儀將紙質(zhì)文件內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字記憶，中國(guó)味道的百年故事正在書(shū)寫(xiě)新的篇章。