《檔號編制規(guī)則》標準解讀與會博通自動歸檔功能應(yīng)用指南

一、《檔號編制規(guī)則》行業(yè)標準概述

國家檔案局于2022年6月發(fā)布了最新的《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13—2022），該標準適用于各類檔案館（室）對檔案進行標識、管理和利用，是規(guī)范檔號編制工作的重要依據(jù)。檔號作為檔案的唯一標識，其結(jié)構(gòu)的科學(xué)性、規(guī)范性和一致性，直接關(guān)系到檔案管理的效率與質(zhì)量。

檔號的基本構(gòu)成

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13—2022），檔號通常由以下四個部分構(gòu)成：

1.全宗號：標識檔案所屬全宗的代碼；

2.類別號：包括檔案門類、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等；

3.案卷號：案卷的順序編號；

4.件號：案卷內(nèi)文件的順序號。

檔號中各部分之間應(yīng)以“-”連接，同級代碼之間可用“·”間隔。例如：

Z109-WS·2021·B01-001-0001

編制原則

1.唯一性：一個檔號只能對應(yīng)一個檔案對象；

2.穩(wěn)定性：檔號一旦確定，不應(yīng)隨意變更；

3.擴展性：檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)預(yù)留擴展空間；

4.機器可讀性：便于信息系統(tǒng)識別與處理。

二、會博通自動歸檔功能與檔號規(guī)則的應(yīng)用

會博通綜合檔案管理系統(tǒng)全面支持《檔號編制規(guī)則》，并通過“自動歸檔”功能，實現(xiàn)檔案的智能化、標準化整理。

檔號規(guī)則設(shè)置

在會博通中，用戶可在“檔號規(guī)則”模塊中預(yù)定義檔號結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)支持靈活配置：

1.全宗號、類別號、年度、保管期限、案卷號、件號等元素的組合；

2.支持自定義連接符與間隔符；

3.支持按機構(gòu)、檔案門類設(shè)置多套檔號策略。

自動歸檔流程

會博通支持基于預(yù)定義檔號規(guī)則的批量自動歸檔：

1.設(shè)定歸檔源：指定待歸檔文件所在的節(jié)點（如年度、部門、項目）；

2.選擇目標路徑：指定檔案存放的文件夾；

3.執(zhí)行自動歸檔：系統(tǒng)根據(jù)檔號規(guī)則自動生成檔號，并將文件歸入相應(yīng)案卷。

優(yōu)勢特點

1.智能匹配：系統(tǒng)自動提取文件屬性（如責任者、年度、保管期限）并匹配檔號規(guī)則；

2.批量處理：支持成千上萬份文件同時歸檔，極大提升效率；

3.規(guī)則校驗：自動檢測檔號是否重復(fù)、格式是否符合規(guī)范；

4.電子與實體統(tǒng)一：支持紙質(zhì)檔案與電子檔案同步管理，檔號一一對應(yīng)。

三、實踐建議

1.前期規(guī)劃：在系統(tǒng)部署初期，應(yīng)根據(jù)《檔號編制規(guī)則》和本單位實際，合理設(shè)計檔號結(jié)構(gòu)；

2.權(quán)限控制：檔號規(guī)則設(shè)置與修改權(quán)限應(yīng)集中管理，確保規(guī)范統(tǒng)一；

3.培訓(xùn)與演練：組織檔案人員進行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，熟練掌握自動歸檔功能；

4.定期審計：定期檢查檔號使用情況，及時發(fā)現(xiàn)并糾正問題。

四、總結(jié)

《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13—2022）的實施，為檔案管理的規(guī)范化、標準化提供了重要依據(jù)。

會博通通過其強大的“自動歸檔”功能，不僅實現(xiàn)了檔號編制的自動化、智能化，更推動了檔案管理從傳統(tǒng)手工操作向數(shù)字化、流程化轉(zhuǎn)型，助力各類機構(gòu)提升檔案管理效能與服務(wù)水平。

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《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13—2022）全文