【案例】檔案管理系統(tǒng)OA系統(tǒng)如何連接？路路通公司巧用“文檔信息接收接口”
2023/2/2 0:00:00 來源：最新案例 作者：小博 瀏覽量： 658
內(nèi)部已有OA系統(tǒng)，但是又有檔案管理需求，希望將檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)更好地利用起來，該如何操作？專項經(jīng)營路橋電子收費系統(tǒng)的高科技經(jīng)濟實體——廣東路路通有限公司，通過會博通“文檔信息接收接口”，將自研的OA系統(tǒng)上的文件，方便地傳到會博通檔案管理系統(tǒng)中，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)各項功能，做到了無縫對接與相互補充。
01客戶簡介
廣東路路通有限公司，成立于1996年，由廣東交通實業(yè)投資有限公司與廣東省公路局共同投資經(jīng)營。廣東路路通有限公司是專項經(jīng)營路橋電子收費系統(tǒng)的高科技經(jīng)濟實體，致力于路橋電子收費系統(tǒng)的研制、開發(fā)、推廣、應(yīng)用與系統(tǒng)集成，匯集了一批計算機軟硬件及系統(tǒng)工程方面的技術(shù)骨干和資深的經(jīng)營管理人才。公司內(nèi)部的主要項目有：“路路通”不停車收費系統(tǒng)，“路路通”感應(yīng)式IC卡收費系統(tǒng)、路橋電腦收費及監(jiān)控系統(tǒng)，現(xiàn)代交通管理系統(tǒng)集成、CCTV電視監(jiān)控系統(tǒng)、信息咨詢服務(wù)與辦公自動化等。
02客戶痛點
1）原有檔案多，遷移麻煩：此前，廣東路路通有限公司很多文件、檔案、知識等都是通過自研OA平臺進行管理。檔案日積月累，遷移起來需要耗費大量的人力、物力，比較麻煩。
2）專業(yè)化檔案管理團隊稀缺：廣東路路通有限公司，本身就是高科技經(jīng)濟實體，內(nèi)部擁有非常強的研發(fā)實力，自主研發(fā)了很多系統(tǒng)應(yīng)用，在這當(dāng)中就包括了OA系統(tǒng)，但檔案管理專業(yè)性還需進一步升級，需要引進外部專業(yè)的檔案管理團隊和工具。
3）人員協(xié)作頻繁，檔案分散：企業(yè)常常會有多個項目同時推進，每一個項目也會有不同分工，除了項目之外公司人事行政管理，日常經(jīng)營管理等都會產(chǎn)生相應(yīng)的各類型檔案，這些檔案分散在各個地方，統(tǒng)一收集比較困難。
4）檔案安全，需進一步升級：企業(yè)當(dāng)中的很多檔案都具有保密的特性，構(gòu)建完善的檔案保密機制，對于防止企業(yè)檔案的丟失、泄密和失秘等現(xiàn)象非常關(guān)鍵。
03會博通檔案管理系統(tǒng)：更專業(yè)的檔案管理
1）檔案管理系統(tǒng)OA系統(tǒng)文件同步：針對檔案多，遷移麻煩的問題，廣東路路通的OA文件，可通過文檔信息接收接口方式間接同步到會博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。操作邏輯為，通過系統(tǒng)對接把需同步的OA文件（含字段屬性）先寫入到文檔信息接收接口中，然后會博通系統(tǒng)能定時自動與文檔信息接收接口同步，從文檔信息接收接口中獲取未同步過的文件數(shù)據(jù)。
2）非專業(yè)人員也能輕松管理：針對專業(yè)人員少的問題，會博通從事檔案管理行業(yè)，已經(jīng)超過三十多年，擁有非常豐富的實踐經(jīng)驗。會博通檔案管理系統(tǒng)在行業(yè)實踐中經(jīng)過反復(fù)打磨，各項功能應(yīng)用既滿足國家規(guī)范、也符合行業(yè)規(guī)范，通過系統(tǒng)指引進行的操作，輕輕松松就能滿足專業(yè)化要求。
3）多人員共同參與管檔：針對多人員協(xié)作的需求，會博通檔案管理系統(tǒng)，支持多人員共同參與管檔。系統(tǒng)管理員，可以根據(jù)檔案管理需求，自主設(shè)定檔案管理權(quán)限，將系統(tǒng)賬號分配給有需求的用戶，可以做到多部門、多業(yè)務(wù)共同管檔，檔案收集更全面更快捷。
4）全面的檔案安全管理：針對檔案安全問題，為了保護檔案信息安全，會博通系統(tǒng)配置了安全機制，包括數(shù)字證書、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密等安全體系。層層空閑，嚴(yán)密守護檔案安全。
01客戶簡介
廣東路路通有限公司，成立于1996年，由廣東交通實業(yè)投資有限公司與廣東省公路局共同投資經(jīng)營。廣東路路通有限公司是專項經(jīng)營路橋電子收費系統(tǒng)的高科技經(jīng)濟實體，致力于路橋電子收費系統(tǒng)的研制、開發(fā)、推廣、應(yīng)用與系統(tǒng)集成，匯集了一批計算機軟硬件及系統(tǒng)工程方面的技術(shù)骨干和資深的經(jīng)營管理人才。公司內(nèi)部的主要項目有：“路路通”不停車收費系統(tǒng)，“路路通”感應(yīng)式IC卡收費系統(tǒng)、路橋電腦收費及監(jiān)控系統(tǒng)，現(xiàn)代交通管理系統(tǒng)集成、CCTV電視監(jiān)控系統(tǒng)、信息咨詢服務(wù)與辦公自動化等。
02客戶痛點
1）原有檔案多，遷移麻煩：此前，廣東路路通有限公司很多文件、檔案、知識等都是通過自研OA平臺進行管理。檔案日積月累，遷移起來需要耗費大量的人力、物力，比較麻煩。
2）專業(yè)化檔案管理團隊稀缺：廣東路路通有限公司，本身就是高科技經(jīng)濟實體，內(nèi)部擁有非常強的研發(fā)實力，自主研發(fā)了很多系統(tǒng)應(yīng)用，在這當(dāng)中就包括了OA系統(tǒng)，但檔案管理專業(yè)性還需進一步升級，需要引進外部專業(yè)的檔案管理團隊和工具。
3）人員協(xié)作頻繁，檔案分散：企業(yè)常常會有多個項目同時推進，每一個項目也會有不同分工，除了項目之外公司人事行政管理，日常經(jīng)營管理等都會產(chǎn)生相應(yīng)的各類型檔案，這些檔案分散在各個地方，統(tǒng)一收集比較困難。
4）檔案安全，需進一步升級：企業(yè)當(dāng)中的很多檔案都具有保密的特性，構(gòu)建完善的檔案保密機制，對于防止企業(yè)檔案的丟失、泄密和失秘等現(xiàn)象非常關(guān)鍵。
03會博通檔案管理系統(tǒng)：更專業(yè)的檔案管理
1）檔案管理系統(tǒng)OA系統(tǒng)文件同步：針對檔案多，遷移麻煩的問題，廣東路路通的OA文件，可通過文檔信息接收接口方式間接同步到會博通檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。操作邏輯為，通過系統(tǒng)對接把需同步的OA文件（含字段屬性）先寫入到文檔信息接收接口中，然后會博通系統(tǒng)能定時自動與文檔信息接收接口同步，從文檔信息接收接口中獲取未同步過的文件數(shù)據(jù)。
2）非專業(yè)人員也能輕松管理：針對專業(yè)人員少的問題，會博通從事檔案管理行業(yè)，已經(jīng)超過三十多年，擁有非常豐富的實踐經(jīng)驗。會博通檔案管理系統(tǒng)在行業(yè)實踐中經(jīng)過反復(fù)打磨，各項功能應(yīng)用既滿足國家規(guī)范、也符合行業(yè)規(guī)范，通過系統(tǒng)指引進行的操作，輕輕松松就能滿足專業(yè)化要求。
3）多人員共同參與管檔：針對多人員協(xié)作的需求，會博通檔案管理系統(tǒng)，支持多人員共同參與管檔。系統(tǒng)管理員，可以根據(jù)檔案管理需求，自主設(shè)定檔案管理權(quán)限，將系統(tǒng)賬號分配給有需求的用戶，可以做到多部門、多業(yè)務(wù)共同管檔，檔案收集更全面更快捷。
4）全面的檔案安全管理：針對檔案安全問題，為了保護檔案信息安全，會博通系統(tǒng)配置了安全機制，包括數(shù)字證書、USBKey加密鎖、強密碼登錄控制等安全策略、防擴散水印加密等安全體系。層層空閑，嚴(yán)密守護檔案安全。
廣東路路通有限公司和會博通的本次合作，使得檔案管理系統(tǒng)OA系統(tǒng)雙系統(tǒng)的應(yīng)用價值均得到了一定程度上的延展，用戶不僅可以享受便利化的自動化辦公應(yīng)用，也能夠便捷享受專業(yè)化的檔案管理軟件服務(wù)。除了路路通自研OA系統(tǒng)，會博通也能夠與目前市面眾多主流自動化辦公系統(tǒng)，比如：致遠OA、新軟OA、泛微OA等實現(xiàn)單點登錄、用戶同步、消息同步等跨系統(tǒng)合作。
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