檔案管理新趨勢！閉環(huán)檔案監(jiān)管模式拉開序幕
2022/10/31 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 698
最近，浙江省德清縣檔案部門，在建立檔案工作靠前監(jiān)督指導機制的過程中，以“事前預防”、“事中跟進”、“事后評價”的方式，打造了閉環(huán)檔案監(jiān)管模式，進一步完善檔案管理。
9月份的時候，筆者跟大家介紹的檔案管理系統(tǒng) “閉環(huán)神器” （此處可鏈接文章：檔案管理系統(tǒng)的 “閉環(huán)神器”：知識質(zhì)量評價），大家還記的嗎？其實不止是知識質(zhì)量評價，目前，會博通檔案管理軟件，在打造閉環(huán)式檔案管理模式上，已經(jīng)布局了很多功能應用。
01多人協(xié)同合作，讓檔案收集更及時
為確保檔案收集及時與完整，浙江德清檔案部門通過督促的方式，推動各單位在開展檔案檔案整理、數(shù)字化加工前一周內(nèi)，將工作內(nèi)容、委托中介、進駐時間等相關(guān)事項完成登記報備。
在實際執(zhí)行過程中，督促是必要且能夠保證效果的一種形式，只有從思想上形成及時歸檔的意識，才能更為主動地講檔案管理工作做好。不過思想上提高了，還需要工具來輔助，會博通檔案管理系統(tǒng)支持多人同時登錄。在歸檔的過程中，系統(tǒng)管理員可賦予檔案收集人員指定檔案收集權(quán)限，直接在線上進行檔案收集工作。
此外，支持OA、ERP、企業(yè)微信、釘釘?shù)鹊谌较到y(tǒng)跨平臺，直接發(fā)送轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)的功能，也為檔案的及時規(guī)整，提供了很大的便利。
02 系統(tǒng)化統(tǒng)計，全面掌控檔案管理進度
為掌握檔案管理進度，確保檔案工作質(zhì)量，一般情況下，上級部門需要重點關(guān)注前期存在較大問題的單位及歸檔量較大的單位不定期上門抽檢并及時通報。
與此同時，會博通內(nèi)置工作流審批功能，檔案存儲審批、借閱審批、銷毀審批等過程手續(xù)都會一一記錄在系統(tǒng)當中，可謂是檔案的“檔案”，可有效幫助管理者，了解檔案實時的應用情況。
03質(zhì)量評價功能，幫助檔案發(fā)揮最大價值
使用檔案管理系統(tǒng)當中的質(zhì)量評價功能，每一個有權(quán)限的用戶，都可以直接在檔案下進行評分，并填寫評價，以便檔案后續(xù)利用人員做參考，提高檔案利用的效率和價值。
實質(zhì)上，質(zhì)量評價功能，就相當于是整個檔案管理體系當中實施社區(qū)，不同部門、不同人員在檔案下方進行輸出，有助于拓寬大家的業(yè)務(wù)維度與連接。
什么是閉環(huán)思維？簡單來說，“閉環(huán)”指的是任務(wù)或工作的結(jié)果，需要最終反饋到任務(wù)的發(fā)起者。用《閉環(huán)思維》一書的總結(jié)就是：凡事有交代，件件有著落，事事有回音，這對于工作來說非常重要。所以，今天你閉環(huán)了嗎？
9月份的時候，筆者跟大家介紹的檔案管理系統(tǒng) “閉環(huán)神器” （此處可鏈接文章：檔案管理系統(tǒng)的 “閉環(huán)神器”：知識質(zhì)量評價），大家還記的嗎？其實不止是知識質(zhì)量評價，目前，會博通檔案管理軟件，在打造閉環(huán)式檔案管理模式上，已經(jīng)布局了很多功能應用。
01多人協(xié)同合作，讓檔案收集更及時
為確保檔案收集及時與完整，浙江德清檔案部門通過督促的方式，推動各單位在開展檔案檔案整理、數(shù)字化加工前一周內(nèi)，將工作內(nèi)容、委托中介、進駐時間等相關(guān)事項完成登記報備。
在實際執(zhí)行過程中，督促是必要且能夠保證效果的一種形式，只有從思想上形成及時歸檔的意識，才能更為主動地講檔案管理工作做好。不過思想上提高了，還需要工具來輔助，會博通檔案管理系統(tǒng)支持多人同時登錄。在歸檔的過程中，系統(tǒng)管理員可賦予檔案收集人員指定檔案收集權(quán)限，直接在線上進行檔案收集工作。
此外，支持OA、ERP、企業(yè)微信、釘釘?shù)鹊谌较到y(tǒng)跨平臺，直接發(fā)送轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)的功能，也為檔案的及時規(guī)整，提供了很大的便利。
02 系統(tǒng)化統(tǒng)計，全面掌控檔案管理進度
為掌握檔案管理進度，確保檔案工作質(zhì)量，一般情況下，上級部門需要重點關(guān)注前期存在較大問題的單位及歸檔量較大的單位不定期上門抽檢并及時通報。
在會博通檔案管理系統(tǒng)中，提供了豐富的統(tǒng)計功能，讓具備檔案監(jiān)管權(quán)限的人能實時監(jiān)控檔案當前狀態(tài)。統(tǒng)計類型有檔案類型分布統(tǒng)計、檔案年度分布統(tǒng)計、檔案保管期限統(tǒng)計、檔案密集分布統(tǒng)計等，管理員可以清晰了解歸檔實況。
與此同時，會博通內(nèi)置工作流審批功能，檔案存儲審批、借閱審批、銷毀審批等過程手續(xù)都會一一記錄在系統(tǒng)當中，可謂是檔案的“檔案”，可有效幫助管理者，了解檔案實時的應用情況。
03質(zhì)量評價功能，幫助檔案發(fā)揮最大價值
使用檔案管理系統(tǒng)當中的質(zhì)量評價功能，每一個有權(quán)限的用戶，都可以直接在檔案下進行評分，并填寫評價，以便檔案后續(xù)利用人員做參考，提高檔案利用的效率和價值。
實質(zhì)上，質(zhì)量評價功能，就相當于是整個檔案管理體系當中實施社區(qū)，不同部門、不同人員在檔案下方進行輸出，有助于拓寬大家的業(yè)務(wù)維度與連接。
什么是閉環(huán)思維？簡單來說，“閉環(huán)”指的是任務(wù)或工作的結(jié)果，需要最終反饋到任務(wù)的發(fā)起者。用《閉環(huán)思維》一書的總結(jié)就是：凡事有交代，件件有著落，事事有回音，這對于工作來說非常重要。所以，今天你閉環(huán)了嗎？
會博通檔案管理系統(tǒng)，用閉環(huán)思維，輔助您躍遷高階的檔案管理世界。
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