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盤點：不同規(guī)模企業(yè)組織，檔案管理體系的側(cè)重點有何不同？

2024/8/19 12:25:11 來源：作者：小博瀏覽量： 1

檔案管理的合規(guī)性，無疑是檔案工作高質(zhì)量開展的基礎。然而，企業(yè)組織在構建檔案管理體系時，是否必須首要關注合規(guī)性？

依會博通為眾多企業(yè)組織推進檔案數(shù)字化項目的落地經(jīng)驗而言：合規(guī)性固然重要，但并非所有企業(yè)組織都適合將合規(guī)性作為首要考量點。

實際上，檔案管理體系的構建，更重要在于符合內(nèi)部管理需求。不同規(guī)模、不同類型的企業(yè)有不同的需求，所要著力的側(cè)重點亦有所不同。

對于某些企業(yè)組織而言，提高檔案收集效率、優(yōu)化信息查閱流程、保障數(shù)據(jù)安全等，可能更為緊迫；而對于另一些企業(yè)，尤其是面臨嚴格監(jiān)管要求的行業(yè)，確保檔案管理工作的合法性和合規(guī)性則是首要任務。

那么，按企業(yè)規(guī)模來劃分：大中型、中小型以及小微型企業(yè)組織在構建檔案管理體系時，往往會更關注哪方面？側(cè)重點有何不同？今天我們就來聊聊。

大中型企業(yè)組織

大中型企業(yè)組織，往往更注重檔案管理體系的完整性、規(guī)范性和信息化建設。

大中型企業(yè)組織架構復雜、業(yè)務板塊多樣，由此產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)量龐大，通常具備較完善的檔案管理體系和完備的人員配置。

在此基礎上，大中型企業(yè)組織更傾向于關注：一方面，從整體上建立統(tǒng)一的檔案管理制度和業(yè)務標準規(guī)范，確保檔案管理工作的合規(guī)性和有效性；另一方面，注重檔案信息化建設，著力于應用數(shù)字化技術簡化流程，以應對龐大組織架構下的檔案收集與集中管理挑戰(zhàn)，并保障檔案的安全存儲與高效利用。

例如，會博通所服務的某大型集團企業(yè)客戶，就設立了專門的檔案中心，并組建了包括專職和兼職人員在內(nèi)的專業(yè)檔案管理團隊，在會博通檔案系統(tǒng)的支持下，實現(xiàn)涵蓋各業(yè)務體系、涵蓋實體與電子檔案資料的一體化管理。

中小型企業(yè)組織

中小型企業(yè)組織，更傾向于關注制度建設與流程梳理。

相對于大中型，中小型企業(yè)組織的架構沒有那么復雜，但檔案數(shù)據(jù)量亦不可小覷。組織內(nèi)部一般會有相應的存儲和管理行為，但往往缺乏體系化的、規(guī)范化的管理制度，存在檔案資料收不全、存不久、缺乏穩(wěn)定人員對接的問題。

因此，中小型企業(yè)組織的側(cè)重在于檔案管理機制的建設：需先建立規(guī)范的管理制度，確立規(guī)范的管理動作，保障檔案的真實性、完整性和準確性，在這個基礎上才能發(fā)揮檔案管理更大的價值。

在此基礎上，中小型企業(yè)組織所適用的檔案管理軟件，需具有高度的靈活性與可拓展性，以滿足組織對成本控制及管理調(diào)整的考慮。而會博通檔案管理系統(tǒng)，因具有自定義管理架構、細?；瘷嘞摅w系、多樣化利用方式、開放集成等特點，支撐檔案的長期保存與規(guī)范管理，獲得眾多中小型企業(yè)組織客戶的應用與肯定。

小微型企業(yè)

小微型企業(yè)組織，優(yōu)先著力解決檔案的收集與儲存等基礎管理問題。

由于資源有限，這類企業(yè)組織更傾向于使用更為簡單的檔案管理方式，如紙質(zhì)檔案的簡單分類和存儲，同時也會逐步向電子化轉(zhuǎn)型，以提高檔案管理的效率。

對于小微型企業(yè)組織來說，檔案管理工作最優(yōu)先需解決的不是合規(guī)化，而是檔案的收集、整理、存儲與查詢等問題：檔案信息記錄了經(jīng)營活動與發(fā)展歷程，是信息也是證據(jù)，保障檔案的完整性，可以幫助企業(yè)組織規(guī)避不可預知的風險。

在人力方面，由于檔案管理人員往往身兼多職，或不具有固定的管理人員，許多客戶會采用會博通檔案管理機器人方案，來推進檔案信息化管理。這套方案包括了會博通檔案管理軟件與硬件設備（電腦、掃描機器人），功能涵蓋檔案的收、管、存、用全流程，并可實現(xiàn)合規(guī)化管理，一位檔案員用它管理全司檔案也不成問題。