合同檔案管理的這3個“癢點”！令大部分企業(yè)“無可奈何”

2022/11/21 0:00:00 來源：知識學院作者：小博瀏覽量： 872

企業(yè)合同檔案記錄著企業(yè)的日常生產活動，是公司內部不可多得的財富。妥善保管合同檔案，有利于化解商業(yè)矛盾、維護企業(yè)利益，實現(xiàn)企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。做好企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)非常重要的經營戰(zhàn)略之一。如何做好企業(yè)合同檔案管理？你需要著重關注并破除3個“癢點”。

01合同檔案收集不及時

企業(yè)架構復雜，合同檔案管理相對比較分散。合同文件在起草、審核、審批以及履行合同的過程中，需要經過一系列環(huán)節(jié)，時間周期長短不一，容易出現(xiàn)文件遺失、保管不全、檔案收集困難等情況，這種情況直接導致檔案移交不及時，合同文件得不到有效利用和監(jiān)管。

02合同檔案收集不齊全

檔案工作人員在收集檔案的過程中，注意力容易集中在上級材料、結果材料的收集，而忽略過程材料的收集?，F(xiàn)階段，企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內容、要求及開發(fā)利用工作沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)僅對合同文本進行管理，與之相關的合同前期談判文件、合同審批文件、意向書、承諾書、擔保書、資質證明書、鑒證書、公證書、合同變更、終止文件材料及合同的調解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀要等文件，尚未進行整理歸檔。

03合同檔案內容不規(guī)范

大多數(shù)企業(yè)，并沒有設置專職人員對內部文件模板、格式、內容進行規(guī)范和負責。因此，包括合同檔案在內的大部分文件，由于執(zhí)行人員不同，容易出現(xiàn)書寫不規(guī)范、內容五花八門、格式雜亂、合同編號重復出現(xiàn)等現(xiàn)象，直接導致合同檔案后續(xù)的查閱、利用價值大打折扣。

合同檔案管理非常重要，這是現(xiàn)代化企業(yè)經營的共識，各大企業(yè)也在逐步構建數(shù)字化檔案資料體系，不過不同企業(yè)、不同形態(tài)的合同檔案管理模式，對經營效果的推動作用卻是天差地別的。如何做好合同檔案管理？我們想做好以上3點，對癥下藥或許是比較核心的評判標準。

如何對癥下藥地從上述3個方向上發(fā)力，做好合同檔案管理，了解了這幾個點之后，大家稍微重視一下資源分配和內部管理，檔案管理效果基本就能超過60%的企業(yè)了。不過除了生堆人力、頒布制度之外，也有更為智能的方法。如果你感興趣，小編邀請您關注我們。下期我們將會整合放送合同檔案管理解決方案。

合同檔案管理不直接創(chuàng)造收益，但確是保障企業(yè)收益穩(wěn)健的必備要素，是不確定當下收好基本盤比較穩(wěn)妥的經營策略。祝愿各位企業(yè)家朋友們守好大后方的合同檔案管理，在更廣闊的商業(yè)競爭中大展身手。