人事員工檔案管理?xiàng)l例與檔案管理制度

　 員工檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)、單位、機(jī)構(gòu)等組織中的使用越來越普遍了，但由于不同的單位擁有自己的制度，今天就說說一個大中小型企業(yè)都在使用的員工檔案管理?xiàng)l例。

   員工檔案管理?xiàng)l例適用于范圍本實(shí)施細(xì)則規(guī)定了員工案檔管理的內(nèi)容與要求，本實(shí)施細(xì)則通常適用于公司及所屬各全資單位，在這里僅供參考，是否可套用，還是依據(jù)公司的實(shí)際要求，本實(shí)施細(xì)則不適用于基層庫站。

員工檔案管理?xiàng)l例

1.目的

　　員工檔案是公司、人力資源部在人員招聘、調(diào)動、任免、培訓(xùn)、考核、獎懲等工作中形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關(guān)材料，是歷史地、全面地考察了解職員和正確選拔使用職員的重要依據(jù)。為規(guī)范員工檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，同時為了更有效的對員工檔案進(jìn)行妥善的保護(hù)和利用，維護(hù)員工檔案材料的完整，使員工檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。

　　2.適用范圍

　　適合公司全體職員。

3.檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)

　　3.1機(jī)構(gòu)：員工檔案管理工作主要是由人力資源部設(shè)立檔案室進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，再專職或者兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)日常管理，并且接受上級組織、其他部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；另外人力資源部要不斷建立健全收集、鑒別歸檔、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、檢查核對、管理人員職責(zé)、保管保密、送交檔案材料歸檔的各項(xiàng)制度與各項(xiàng)工作程序。

　　3.2檔案管理員工作職責(zé)：

　　3.2.1要嚴(yán)格所有人員執(zhí)行保密原則，確保檔案信息不向無關(guān)人員泄露員工檔案內(nèi)容。

　　3.2.2貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例，管理好本單位員工檔案，接受上級的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

　　3.2.3負(fù)責(zé)公司員工檔案資料的維護(hù)和管理，包括了檔案材料日常的收集、鑒別、整理、傳遞、保管與提供查（借）閱等工作。確保員工檔案的安全保管，防止各類意外事故的發(fā)生，并做好防蛀、防火、防高溫、防潮、防光、防盜等六防工作。

　　3.4辦理其他相關(guān)事宜。

4.員工檔案分類

　　4.1基礎(chǔ)員工檔案

　?。?/span>1）個人簡歷、職員應(yīng)聘登記表；身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、各類資格證書復(fù)印件等個人入職基本信息。

　?。?/span>2）職員花名冊、圖像資料、電子作品等電子版檔案。

　?。?/span>3）勞動合同、保密合同、補(bǔ)充協(xié)議等。

　?。?/span>4）職員離職申請表，離職工作交接清單。

　　4.2培訓(xùn)檔案

　?。?/span>1）新職員入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)簽到表。

　　（2）培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議。

　?。?/span>3）參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)效果評估表。

　　4.3職位檔案

　　職務(wù)任命書、職位職務(wù)、職務(wù)變動申請變更記錄。

　　4.4薪酬考核檔案

　　（1）試用期考核表、職員試用期總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請表。

　　（2）調(diào)薪申請單、調(diào)薪/降薪記錄。

　?。?/span>3）月度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。

　　4.5其他檔案

　?。?/span>1）各類獎勵、處罰記錄。

　?。?/span>2）公司出臺的相關(guān)政策，文件。

5.員工檔案的內(nèi)容

　　5.1檔案管理的基本要求

　　人力資源管理部門必須按照職員花名冊中的檔案編號進(jìn)行編號，各個部門人員按檔案編號順序排放并做明顯標(biāo)記，方便查找。

　　5.1.2檔案編原則：檔案編號其實(shí)就是檔案管理員在整理與管理檔案的過程中，主要是以字符形式賦予檔案的一組代碼，職員檔案編號與職員工號需要保持一致。檔案編號是存取檔案的主要標(biāo)記，針對后期統(tǒng)計(jì)監(jiān)督也有比較重要的作用。所以一般需考慮其具有唯一性、方便查找的特征，每個職員有且只有一個檔案號，離職職員的檔案標(biāo)號將作為歷史記錄，不再重復(fù)使用；新進(jìn)職員延續(xù)上一個編號以此類推，編號原則參照《河南蓬勃實(shí)業(yè)有限公司職員工號編碼原則》。

　　5.1.3檔案歸檔要求

　　（1）集團(tuán)各分子公司管理層及后勤人員每人一個檔案袋，檔案袋上注明姓并按部門檔案編號從小到大順序存放。

　?。?/span>2）一線職員檔案資料統(tǒng)一按照：勞動合同→職員應(yīng)聘登記表→學(xué)歷證書復(fù)印件→身份證復(fù)印件→戶口本復(fù)印件→各種資格證書復(fù)印件順序排好裝訂。

　　5.2員工檔案的收集、整理與更新

　?。?/span>1）新進(jìn)員工檔案，必須于辦理入職一周之內(nèi)，將新職員的員工檔案錄入電子版花名冊；并編號、整理歸檔。

　?。?/span>2）在職職員檔案：日常收集職員轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)動審批單、職務(wù)任免、各種獎勵與懲罰、培訓(xùn)協(xié)議等材料；定期進(jìn)行全面更新維護(hù)。

　?。?/span>3）職員電子檔案中的花名冊，按照《河南蓬勃實(shí)業(yè)有限公司職員花名冊填寫標(biāo)準(zhǔn)》填寫，每天核對更新，將新入職的職員信息及時錄入，將調(diào)動、離職及時移動。

　?。?/span>4）離職職員檔案，每周周三整理一次，將離職職員檔案另行存放于指定位置，妥善保管。

　　6.員工檔案管理流程

　?。?/span>1）勞動合同2份（必須保證本人簽名處所簽名字為勞動者親自所簽）。

　?。?/span>2）身份證（雙面都印在同一頁上，A4紙）、戶口本（戶主所在頁及本人所在頁印在同一頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件。

　　（3）特殊崗位須保密的，入職前必須簽訂《保密協(xié)議》，并按手印確認(rèn)。

　　6.2轉(zhuǎn)正檔案

　?。?/span>1）轉(zhuǎn)正申請書，由本人撰寫，主要內(nèi)容以工作以來的感悟和收獲、工作中的不足和優(yōu)勢及轉(zhuǎn)正后的計(jì)劃等為主。

　?。?/span>2）《職員轉(zhuǎn)正審批表》此表由職員本人填寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部簽署轉(zhuǎn)正日期，需要簽字并批準(zhǔn)。

　　6.3調(diào)動檔案管理流程

　　6.3.1職員異動流程：由職員本人填寫《職員異動審批單》，人力資源部相關(guān)負(fù)責(zé)人核實(shí)職員入職時間、薪資水平、社保繳納情況；然后由調(diào)出部門負(fù)責(zé)人、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人、人力資源部簽字批準(zhǔn)后方可調(diào)離。

　　6.3.2轉(zhuǎn)出的檔案管理流程

　?。?/span>1）必須填寫員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單，并密封包裝。

　?。?/span>2）對轉(zhuǎn)出的檔案材料，應(yīng)齊全，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

　　（3）接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章，并將回執(zhí)單立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防檔案丟失。

　　6.4離職檔案管理流程

　　6.4.1正式職員離職提前一個月告知人力資源部，并至少提前一周到人力資源部領(lǐng)取《職員離職申請表》，由本人填寫完整后，退還公司物品，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部批準(zhǔn)后，人力資源部開具《解除勞動合同書》后與該職員解除勞動關(guān)系。

　　6.4.2在職員辦理完離職手續(xù)的次日，檔案管理員應(yīng)將相關(guān)離職職員檔案由正式職員文件夾中轉(zhuǎn)移進(jìn)離職職員檔案文件夾中；另外，電子版花名冊中將離職職員移入離職職員表中。

　　6.5員工相關(guān)的獎懲檔案管理流程

　　需要?dú)w檔的資料必須第一時間（三個工作日內(nèi)）歸檔，當(dāng)獎懲已落實(shí)公布之后，檔案管理人員應(yīng)及時跟進(jìn)相關(guān)的獎懲材料，將獎懲紙質(zhì)材料整理入檔。

　　6.6基本檔案資料變動流程

　　當(dāng)職員的基本資料有變動時如學(xué)歷、住址、聯(lián)系電話、個人技術(shù)職稱、婚姻狀況等，應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交員工部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。

7.員工檔案的借閱、轉(zhuǎn)移與保存

　　7.1檔案借閱

　　7.1.1凡借用員工檔案，必須填寫《員工檔案借閱登記表》，由人力資源部門的人資專員核實(shí)理由，經(jīng)人力資源負(fù)責(zé)人簽批后，方可借閱，在查閱檔案時必須有人力資源部人員在場；員工檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)事先提交報告，說明理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還完整檔案。

　　7.1.2查閱、借用檔案的部門或個人，不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)事先征得主管員工部門同意，經(jīng)批準(zhǔn)后方可摘抄、復(fù)制拍攝。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換。

　　7.1.3如有未按規(guī)定借閱檔案的人員，按以下規(guī)定執(zhí)行

　  （1）在借閱檔案時，出現(xiàn)遺失、污損、抽換、折卷和轉(zhuǎn)換等情況，視檔案損毀程度罰款10-200元，從當(dāng)月工資扣除，并及時追回或修補(bǔ)缺失檔案。

　?。?/span>2）未先征得主管員工部門同意批準(zhǔn)，摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)一次，罰款50元，從當(dāng)月工資扣除，并沒收或銷毀摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容；

　?。?/span>3）檔案管理員及時提醒還檔日期，未在規(guī)定時間內(nèi)未歸檔案者，延遲一天罰10元，另外，惡意延遲10天以上未歸還者，視情節(jié)嚴(yán)重程度罰款200—500元，從當(dāng)月工資中扣除；。

　　7.2員工檔案保密規(guī)定及保存期限

　　7.2.1公司人資專員負(fù)責(zé)各類員工檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。

　　7.2.2針對公司的內(nèi)部各類員工檔案在原則上是屬于永久保存資料，對于已辭職、辭退人員的離職職員檔案歸檔于離職人員檔案處。離職檔案保存兩年后方可銷毀（高管人員保留至該職員離崗三年止）檔案銷毀須經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才可銷毀。

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