知識學院
科研檔案管理系統(tǒng)如何做到檔案一體化管理
“科研”就是指科學學究，科研檔案就是通過科學研究形成的文書、圖片、視頻等檔文檔，具有眾多的研究成果記錄，是個特別有價值的資料。因此，關聯(lián)科研的企業(yè)、機構都會特別注重科研檔案的管理。針對科研檔案管理使用什么科研檔案管理系統(tǒng)比較好，又是怎么做到檔案一體化管理的？
當下科研文檔材料歸檔要求：
（一）科研文檔歸檔的應當符合國家相關規(guī)范要求。
（二）科研文檔材料歸檔時應當根據(jù)科研項目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久與定期，定期可分為30年、10年。
（三）科研項目完成或中止后，應該對所形成的科研文檔材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時歸檔；研究周期長的項目，可分階段歸檔。
符合下列條件的單位，科研電子文檔可僅以電子形式歸檔保存。
（一）形成的科研電子文檔來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸。
（二）采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改。
（三）形成科研電子文檔的系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子文檔，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的電子文檔，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。
（四）從外部接收的電子文檔來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。
（五）使用的科研電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文檔，功能符合電子檔案的長期保管要求。
（六）建立科研電子檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。
經(jīng)過市場的了解，目前很多關聯(lián)科研的企業(yè)、機構的用戶對會博通科研檔案管理系統(tǒng)的體驗給予好評，并且科研檔案的保管應當符合國家有關檔案保管的要求，庫容量滿足未來檔案增長的需要?？蒲袡n案保管過程中可定期檢查科研檔案的保管狀況，及時修復破損檔案，這樣利用會博通都可以實現(xiàn)。
會博通科研檔案管理系統(tǒng)平臺擁有可用性高、響應速度快、兼容性強、易用性好、操作便利性強等特點。能夠為眾多企業(yè)、單位、機構對電子檔案與電子文檔資源的收集、整理、歸檔、鑒定、利用、統(tǒng)計全過程的管理需求。可安全有效地管理和利用各類科研檔案數(shù)據(jù)，保證企業(yè)、機構科研電子檔案統(tǒng)一，一體化規(guī)范的管理，確保科研電子檔案的真實、完整、可用、安全。
1、支持全面的學校、企業(yè)、機構各類科研文檔管理
由于科研方向比較多，格式也是比較復雜，因此，會博通科研檔案管理系統(tǒng)做到了支持當下而是多種的文件格式上傳功能，就如dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等。
面對海量的科研科研檔案，又需確?？蒲袡n案的完整性，可用性，系統(tǒng)具備了非常豐富的數(shù)據(jù)類型一鍵導入，可以將圖片、主題、長文本日志、文件、文檔、日期、協(xié)作人等各類型的信息都能清晰明了記錄，針對檔案量巨大問題，系統(tǒng)提供了批量性導入功能，可以批量快速完成文件上傳。另外三種導入方式被支持，如數(shù)據(jù)全部追加、只覆蓋已有的數(shù)據(jù)、覆蓋已有的數(shù)據(jù)，同時追加新的數(shù)據(jù)；
結(jié)構標準的設計為科研檔案庫建設提供標準支持。支持引入多個標準，例如依據(jù)科研檔案部信息代碼標準建立的，依據(jù)企業(yè)、機構自身業(yè)務需要建立的。同時又允許在在標準外自定義字段，靈活滿足檔案業(yè)務未來發(fā)展的建設需求。
檔案預立卷業(yè)務流程：從預立卷（檔案收集、登記、預組卷），到歸檔審核、文件處理（檔案審核校對），到入庫（檔案入庫、出庫），再到檔案保管利用提供標準的作業(yè)流程。
會博通科研檔案管理系統(tǒng)提供強大的文件歸檔、掛接、在線播放瀏覽、縮略圖、水印等功能，尤其是大文件管理功能，可以批量斷點續(xù)傳視頻之類的大文件。
2、在科研檔案管理系統(tǒng)內(nèi)可快速檢索目標的科研文檔
把科研文檔統(tǒng)一收集在一個平臺中的目的就是為了可用性，那么在用前可以快速準確尋找到文檔也是很多用戶關注的問題，那么會博通科研檔案管理系統(tǒng)就提供了特別便利的檢索功能，在數(shù)量比較龐大，所以對于檢索功能要求是比較高的，提供了關鍵詞的全文搜索、類自然語言檢索、二次搜索、高級搜索，做到在百萬級條目的數(shù)據(jù)環(huán)境下，檢索科研文檔快，準，可以協(xié)助科研文檔的利用更加高效。
3、科研檔案的保密機制是否到位
科研檔案是一個價值性文檔，具有一定可開發(fā)作用，也是企業(yè)、單位、機構的重要財富資源，保密機制是非常有必要做到位的，因此，各單位領導也非常重視，并且要求任何人不得利用職權和工作之便或采取步伐手段泄露、發(fā)表、使用、許可、出售、轉(zhuǎn)讓的技術秘密。
為了滿足科研檔案保密機制做到位，會博通科研檔案管理系統(tǒng)提供了細?；臋嘞薰芾砉δ?，即能對一個企業(yè)機構單位、每一個小組進行批量性地權限管理、也可以對單個人、單份文件進行權管理，授權文檔均可根據(jù)需求來自定義。在保障文檔安全的同時，充分確保了科研文檔利用的自主性與靈活度。
除了權限的管理機制外，其實會博通在軟件與硬件上都做了不少的安全保護措施，比如強制復雜密碼、驗證碼登錄、機器指紋登錄；持SSL網(wǎng)絡加密技術等技術手段，根據(jù)科研檔案的重要與保密性，任何與文檔資料無關的人員都無法通過保密機制接觸到科研核心的文檔資料。
另外為了讓檔案管理員把控科研檔案利用情況與利用安全，科研檔案管理系統(tǒng)提供了類似黑匣子的操作痕跡記錄，就如用戶登錄監(jiān)控、用戶操作行為監(jiān)控、監(jiān)控信息統(tǒng)計與分析多種方式。
當然，除了上述的會博通科研檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案一體化管理的優(yōu)勢外，其實在日常工作中，系統(tǒng)還具有非常多的加分功能，比如科研檔案的在線預覽、圖片的OCR識別、科研團隊工作協(xié)同等，在這里就不一一描述了，歡迎大家一起來研討。
推薦閱讀：
