知識學(xué)院
電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)協(xié)助財務(wù)會計進(jìn)行檔案集、存、用
會博通電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)會計財務(wù)提供實用的檔案采集、整理、匹配、歸檔、利用、借閱、銷毀全流程的數(shù)字化管理提供支撐，實現(xiàn)本單位的會計憑證、賬簿、報表等各類檔案資料的全覆蓋，以及本單位會計檔案采集、檔案管理、檔案利用、檔案審批、檔案借閱、庫存管理的全流程管控。
會博通電子財務(wù)檔案管理系基于安全性、實用性與開放性原則，搭建了企業(yè)會計檔案數(shù)字化管理的平臺。電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，滿足企業(yè)信息化背景下的檔案管理需求，推動企業(yè)會計檔案管理更加高效、規(guī)范、專業(yè)和安全，檔案信息實時調(diào)閱，業(yè)務(wù)處理效率大幅提升，幫助企業(yè)在快速變化的商業(yè)環(huán)境中加強競爭力。
如何建設(shè)有效的財務(wù)檔案管理系統(tǒng)？
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中起到的作用
1、財務(wù)檔案管理系統(tǒng)可以做到讓檔案管理便捷、節(jié)省時間、人力與物力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，靈活的采用了現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進(jìn)行分類別、分段、分區(qū)域以及分期的管理，真正可以發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在機構(gòu)、企業(yè)單位中，財務(wù)檔案管理系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了大量的工作時間、物力以及人力，讓工作管理更加便利，效率提高。
2、推進(jìn)深入存儲信息化與管理自動化目標(biāo)。運用財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，首先讓會計實現(xiàn)了編目整理的自動化，對會計檔案進(jìn)行整理與分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進(jìn)度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達(dá)到全面、準(zhǔn)確。
二、 財務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1、人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展，也無法對用戶需求進(jìn)行分析，導(dǎo)致用戶的參與度低，雙方無法進(jìn)行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設(shè)期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復(fù)合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2、檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握與應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過程中，無法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對信息的加工與信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無法和各個圖書館建立聯(lián)系，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實際應(yīng)用。
三、財務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題
1、注重相關(guān)人才培養(yǎng)與建設(shè)，為財務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)儲備人才。會計檔案管理工作是一項專業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位，要求負(fù)責(zé)專員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責(zé)，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理員具備扎實的理論知識與科學(xué)知識，具有實際操作能力與管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，建設(shè)財務(wù)會計檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標(biāo)，對工作人員進(jìn)行科學(xué)知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進(jìn)技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2、財務(wù)檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位會計管理水平與業(yè)績的主要指標(biāo)。實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是保證檔案管理與檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo)，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷與歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。
3、探索完善檔案信息化管理方法。復(fù)印機應(yīng)用技術(shù)、數(shù)字圖像掃描方法、光盤與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，財務(wù)檔案管理系統(tǒng)管理人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法與全新的管理模式，掌握先進(jìn)的檔案信息的傳播、加工處理與檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確會計電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強與其他部門人員之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個部門分工合作，共同建立一個比較健全完善得檔案信息等資源共享平臺。
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