電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)線上線下一體化數(shù)字化管理

2023/3/3 0:00:00 來源：作者：小通瀏覽量： 852

智能化、電子化檔案管理數(shù)字化建設背景

信息化技術與數(shù)字化時代發(fā)展趨勢下，很多機構、企業(yè)都建立屬于自己的電子檔案管理系統(tǒng)，用于處理生產經營管理活動文件、文檔、檔案資源，并且實現(xiàn)了線上閉環(huán)管理。而作為生產經營管理的結果反饋體現(xiàn)，各種人事、會計、合同檔案等管理也隨著時代的趨勢不斷向無紙化方向演進。電子檔案將不僅僅作為經營過程和結果的載體，還將成為企業(yè)決策分析以及價值輸出的重要依據(jù)。越來越多的企業(yè)管理者意識到，數(shù)字時代電子檔案管理正變得更為重要。

在此信息化時代的趨勢下，各行檔案管理專業(yè)人事與相關機構認為作為單位企業(yè)需要重新審視以及制定電子化檔案管理規(guī)范，并運用新的技術，建設一套能響應未來發(fā)展趨勢的電子檔案管理體系。在此過程中，轉換檔案傳統(tǒng)的管理思維，將電子檔案視為數(shù)字信息資產，挖掘數(shù)據(jù)的可用性以提升企業(yè)檔案的價值。

檔案管理電子數(shù)字化的相關政策的更新要求

隨著相關政策的更新，企業(yè)檔案支持以電子資料進行保存，有助于減少企業(yè)的管理成本以及數(shù)據(jù)價值可以得到進一步挖掘。其次，檔案管理政策也對電子檔案提出了相應的前提要求：

1、確保電子檔案的真實

規(guī)定要求形成的電子檔案資料來源必須是真實有效的，方可由計算機等電子設備形成與傳輸，同時電子檔案資料附都會符合規(guī)定的電子簽名。這些規(guī)定對電子檔案配套的業(yè)務系統(tǒng)以及檔案管理管理系統(tǒng)提出了嚴格的要求，要求相關系統(tǒng)緊密集成。

2、確保電子檔案的準確、完整、可用

規(guī)定要求使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收與讀取電子憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計憑證及其元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理程序，這一系列的要求對企業(yè)信息系統(tǒng)流程及系統(tǒng)集成穩(wěn)定性提出了相應的要求，流程權簽體系的標準化、信息系統(tǒng)的高效集成已迫在眉睫。

3、確保電子檔案管理的安全

規(guī)定要求機構、事業(yè)單位、企業(yè)需要采取有效措施，防止電子檔案出現(xiàn)被篡改現(xiàn)象。建立電子檔案管理規(guī)章制度與電子檔案備份制度，可以有效防范自然災害、意外事故與人為破壞的影響。這項要求對檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性和系統(tǒng)的災備機制提出的限制，會博通電子檔案管理系統(tǒng)就是根據(jù)需求建立了相應的防篡改、防丟失、防竊取的全面防護措施。